Ley de fichaje digital obligatorio: ¿Cómo preparar tu empresa?

¿Qué es la ley de fichaje digital obligatorio y por qué se implementa?

Cuando nos referimos a la ley de fichaje digital obligatorio, realmente estamos hablando del Real Decreto-ley 32/2021, aprobado en diciembre de 2021, el cual establece que todas las empresas deben implantar sistemas electrónicos para registrar la jornada laboral de sus empleados para dejar constancia fiable, accesible y segura de las mismas. 

Sin embargo, dos años antes, el Real Decreto-ley 8/2019, que entró en vigor en mayo de 2019, ya había instaurado la obligación de llevar un registro de la jornada laboral, incluyendo las horas de entrada y salida de los trabajadores, para garantizar el cumplimiento de la legislación laboral. Pero no especificaba el formato del registro. 

De manera que, esta normativa busca garantizar el cumplimiento de las jornadas laborales y evitar el fraude en las horas trabajadas, reforzando así lo dispuesto en la ley contra el fraude fiscal de 2021, que obliga a las empresas a registrar de manera digital las horas de entrada y salida de sus empleados, con el objetivo de mejorar el control y transparencia en las relaciones laborales.

Se trata de asegurar que las empresas cumplan con sus obligaciones en materia de cotizaciones y pagos, además de proteger los derechos de los trabajadores, promoviendo una mayor eficiencia y transparencia en la gestión del tiempo laboral.

¿Cuándo entra en vigor la ley de fichaje digital obligatorio?

Aunque la ley fue aprobada en el año 2021, su entrada en vigor definitiva ocurrió el 1 de mayo de 2025. Desde ese momento, todas las empresas, independientemente de su tamaño, deben contar con sistemas de control horario digital que permitan registrar con precisión las jornadas laborales de sus empleados.

Sin embargo, la normativa contempla un tiempo prudente para que las organizaciones se adapten y preparen sus sistemas, procesos y recursos humanos para cumplir con la misma. La buena noticia es que, en la actualidad, la tecnología facilita esta transición sin complicaciones, siempre que se elijan las soluciones digitales adecuadas.

¿Qué debes hacer para preparar tu empresa?

Ahora bien, la adaptación a la ley de fichaje obligatorio requiere de un plan estratégico y una implementación eficiente. Por eso, aquí tienes los pasos clave para que tu empresa esté lista en 2025:

Evaluar las necesidades específicas de tu negocio

Cada empresa tiene particularidades en su organización, tamaño y estructura. Por lo tanto, es fundamental que analices qué sistemas de control horario se ajustan mejor a tu actividad, número de empleados y procesos internos. Esta evaluación te permitirá definir qué funcionalidades son imprescindibles y qué requisitos legales debes cumplir.

Seleccionar una solución tecnológica fiable 

La clave para cumplir con la nueva ley es contar con un sistema de control horario digital que sea legalmente válido y fácil de usar. Estos deben cumplir con la normativa de protección de datos (RGPD) y garantizar la integridad y confidencialidad de la información registrada.

Implementar un sistema de fichaje digital en toda la organización

Una vez que hayas seleccionada la solución adecuada, es momento de ponerla en marcha. Por lo tanto, necesitarás preparar a los responsables, informar a los empleados sobre los cambios y asegurar que todos tengan acceso a los dispositivos necesarios (pueden ser terminales en el puesto de trabajo, aplicaciones móviles, etc.). La implementación debe ser gradual y bien coordinada para reducir interrupciones en la actividad diaria.

Formar a los responsables y empleados

Como te podrás imaginar, es imprescindible que todos entiendan cómo funciona el sistema y qué implica la nueva normativa. La formación ayudará a evitar errores y garantizará que el proceso sea transparente y aceptado por todos. Además, fomentará la cultura de cumplimiento y responsabilidad en la empresa.

Integrar los datos del fichaje digital con la gestión de recursos humanos y nóminas

Para aprovechar al máximo el sistema, te conviene integrar los datos del control horario con la gestión de nóminas y otros sistemas de recursos humanos, a fin de facilitar el cálculo de horas extra, descansos, permisos y garantizar el cumplimiento legal en las liquidaciones salariales.

Mantener la documentación y registros

Debes saber que la normativa exige guardar los registros de fichaje durante un período determinado (generalmente, 4 años). Así que necesitarás de un sistema que permita acceder rápidamente a estos datos en caso de inspecciones o auditorías.

Actualizar los contratos y políticas internas

Revisa los contratos laborales y las políticas internas para reflejar el uso del sistema de fichaje digital y cumplir con las obligaciones legales y de protección de datos. La transparencia y la claridad en estos aspectos son fundamentales para evitar posibles sanciones.

Monitorizar y mejorar continuamente

Una vez implementado, es importante hacer un seguimiento constante del funcionamiento del sistema, detectar posibles mejoras y actualizar los procesos en función de la evolución tecnológica y normativa.

Características debe tener una solución de fichaje digital efectiva

Para cumplir con la ley de fichaje digital obligatorio y la ley contra el antifraude fiscal, las soluciones de control horario deben contar con ciertos requisitos, como son:

• Legalidad y cumplimiento normativo: deben ajustarse a la legislación vigente, incluyendo la protección de datos personales (RGPD).
• Facilidad de uso: el sistema debe ser intuitivo y accesible para todos los empleados.
• Integración con otros sistemas: capacidad para conectarse con plataformas de gestión de recursos humanos y nóminas.
• Seguridad y confidencialidad: garantizar que la información esté protegida frente a accesos no autorizados.
• Flexibilidad: adaptarse a diferentes horarios, turnos y modalidades de trabajo.
• Accesibilidad: disponible en diferentes dispositivos, como terminales en la oficina o aplicaciones móviles.

¿Por qué apostar por soluciones en la nube?

Las soluciones en la nube se presentan como la opción más eficiente y segura para gestionar el fichaje digital. Permiten acceder a los datos en tiempo real, desde cualquier lugar y dispositivo, facilitando la gestión y el cumplimiento legal.

Además, estas plataformas ofrecen actualizaciones automáticas, garantizando que tu empresa siempre esté alineada con las últimas normativas del sector. La escalabilidad y la facilidad de integración además hacen que estas soluciones sean ideales para empresas de cualquier tamaño.

Recomendación: soluciones de gestión empresarial en la nube de CEGID

Para facilitar aún más la adaptación a la nueva ley de fichaje obligatorio, te recomendamos considerar las soluciones de gestión empresarial en la nube desarrolladas por CEGID. Esta empresa líder en el sector cuenta con una extensa gama de productos diseñados específicamente para cumplir con la nueva normativa de control horario digital.

Ten en cuenta que, las soluciones de CEGID son productos intuitivos y fáciles de controlar, que ofrecen funcionalidades para el control horario y la gestión de recursos humanos. Con estas herramientas, tu negocio no solo garantizará el cumplimiento legal, sino que también mejorará su eficiencia operativa, asegurando una gestión segura, confiable y totalmente alineada con la legislación vigente.