Cómo un software ERP ayuda a las asesorías a cumplir con Verifactu y el fraude fiscal

Para nadie es un secreto lo importante que es mantenerse al día con las regulaciones fiscales y tecnológicas para garantizar la legalidad y la eficiencia de cualquier negocio.

Y la próxima entrada en vigor de la nueva Ley Antifraude Fiscal, sin duda, supone un cambio significativo en la forma en que los autónomos, las pymes y las asesorías tendrán que gestionar su facturación en España, debido a la obligatoriedad de la implementación del sistema Verifactu.

Pero ¿sabes exactamente qué es Verifactu? A continuación, aclararemos todas las dudas que puedas tener al respecto y te explicaremos por qué contar con un software de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) te ayudará a cumplir con estas nuevas obligaciones, prevenir el fraude fiscal y evitar incurrir en sanciones económicas.

Verifactu: la clave para la facturación electrónica segura

Lo primero que debes saber es que, cuando hablamos de Verifactu nos estamos refiriendo al nuevo sistema de facturación electrónica creado e impulsado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), en colaboración con el Ministerio de Hacienda, con el objetivo de combatir el fraude fiscal y digitalizar la facturación tanto de las empresas como de los autónomos. El mismo asegura la integridad, conservación y trazabilidad de cada factura emitida en el país.

Como ya dijimos, su implementación está contemplada en la mencionada Ley Antifraude, y busca garantizar que todas las facturas sean verificables y estén registradas de forma segura, a fin de permitir una mayor transparencia en las operaciones económicas.

Este sistema aplica a todos los autónomos, pymes y grandes empresas que emiten facturas en el territorio español, independientemente del sector en el que trabajen o del volumen de facturación que tengan. De hecho, la obligación de cumplir con Verifactu no distingue entre la facturación ocasional o la recurrente: si emites facturas, debes adaptarte a esta nueva normativa antes del 1 de enero de 2026 para las empresas y del 1 de julio de 2026 para los autónomos. 

¿Por qué es tan importante contar con un software ERP para cumplir con Verifactu? 

Sencillo. Un sistema de gestión empresarial o ERP adecuado te permite automatizar todo el proceso de emisión, conservación y verificación de las facturas electrónicas, asegurando el cumplimiento de las disposiciones legales y evitando la ocurrencia de errores humanos o la manipulación indebida de los recibos de pago.

La relación entre ERP y Verifactu: una alianza para la gestión fiscal segura

Como supondrás, la implementación del sistema Verifactu conlleva cumplir con un conjunto de requisitos tanto técnicos como legales, entre los que se encuentran:

• Emitir facturas con código QR oficial, generado automáticamente.
• Generar archivos de alta con los datos fiscales obligatorios.
• Utilizar un software homologado, que incluya la declaración responsable exigida.
• Garantizar la trazabilidad, integridad e inalterabilidad de las facturas.
• Conservar cada factura de forma segura durante el período legal.
• Obtener el consentimiento digital de los clientes en caso de envío automático.

Además, implementar un software ERP o un sistema de facturación compatible puede facilitar estos requisitos de varias maneras:

• Automatización de los procesos: la emisión de facturas con código QR y generación de archivos se realiza de forma automática, reduciendo los errores humanos.
• Certificación y homologación: los sistemas homologados cumplen con los estándares técnicos y legales, asegurando la validez fiscal.
• Almacenamiento seguro: la documentación se conserva en la nube o en servidores seguros, garantizando la accesibilidad y protección de los datos.
• Verificación en tiempo real: permite consultar y verificar las facturas ante la AEAT en cualquier momento.
• Gestión eficiente: la integración con otros módulos del ERP, como los de contabilidad, impuestos o clientes, optimiza toda la gestión empresarial en general.

De manera que, el uso de un software ERP compatible con Verifactu no solo ayuda a cumplir con la ley, sino que también mejora la gestión interna de tu negocio, ahorrando tiempo y reduciendo los riesgos de sanciones por incumplimiento.

Sanciones y consecuencias de no adaptarse a Verifactu

Este último punto es importantísimo, porque el incumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley Antifraude puede acarrear sanciones económicas graves y problemas legales. La ley contempla multas por emitir facturas no verificables o manipular los registros de hasta 50.000 € por ejercicio fiscal, incluso en casos de desconocimiento o por falta de adaptación tecnológica. Asimismo, las facturas emitidas fuera del sistema Verifactu pueden considerarse inválidas a efectos fiscales, lo que impide que puedas deducir gastos, justificar ingresos o presentar una contabilidad válida ante la Agencia Tributaria.

Por ello, prepararse con antelación y adoptar un software homologado es prioritario para evitar problemas y garantizar la continuidad de tu negocio a partir del próximo año.

Softwares prohibidos y vetados en la Ley Antifraude

La ley también especifica qué tipos de software no cumplen con los requisitos y, por tanto, no deben usarse:

• Programas que permitan manipular o alterar los registros contables sin rastro.
• Software que facilite llevar contabilidades paralelas o distintas para la misma actividad.
• Sistemas que no reflejan toda la transacción o que permitan registrar operaciones falsas.
• Programas que alteren o eliminen registros ya realizados.
• Software que no garantice la integridad, conservación, accesibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los datos.
• Programas no certificados o que no cumplan con los requisitos técnicos exigidos.

Por tanto, lo más recomendable es que selecciones un software homologado y certificado que cumpla con los estándares técnicos y legales exigidos, y que esté diseñado específicamente para facilitar la gestión conforme a Verifactu.

Cegid Contasimple, la solución ideal para autónomos y pequeñas empresas

Para los autónomos, las pymes y las asesorías que quieren asegurarse de cumplir con todas las disposiciones legales, puede que Cegid Contasimple sea la herramienta perfecta. ¿Por qué? Porque es un software de facturación electrónica fácil de usar, que no requiere de instalaciones adicionales y que cuenta con una versión gratuita que permite gestionar toda la facturación de forma segura y en línea. Además:

• Es compatible con todos los proveedores y clientes, facilitando la facturación en cualquier momento y lugar.
• Cumple con los requisitos de Verifactu en cuanto a trazabilidad, integridad y almacenamiento.
• Automatiza la generación de facturas y el cumplimiento fiscal, ahorrando tiempo y evitando errores.
• Permite crear facturas en segundos, tomar fotos de los tickets y gestionar la contabilidad con un solo clic.
• Está siempre actualizado y puede adaptarse a los cambios normativos futuros.
• Es la plataforma más utilizada por autónomos en España para gestionar su negocio de forma sencilla y segura.

En definitiva, usar un software homologado como Cegid Contasimple, más allá de garantizar el cumplimiento con la Ley Antifraude 11/2021, protege a tu negocio de sanciones, optimiza tu gestión y te da la tranquilidad de estar haciendo las cosas bien.

No esperes a la fecha límite. Comienza a adaptar tu asesoría ahora mismo, eligiendo un software fiable y homologado que te acompañe en este proceso de transformación digital.